A. Pengertian
Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat masuk
adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari
suatu organisasi. Sedangkan surat keluar
adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak
lain, baik perseorangan maupun kelompok.
B. Pola
Kegiatan Administrasi
Dalam penyelenggaraan
kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu:
1. Pola
Sentralisasi
Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan
secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang
bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut,
termasuk menangani surat masuk
dan surat
keluar.
2. Pola
Disentralisasi
Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di
setiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Semua kegiatan administrasi
dilakukan oleh seorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi
pada unit masing-masing.
C. Perlengkapan
dalam Penanganan Surat
1. Baki
surat (tray)
Alat ini berguna sebagai tempat
dari berkas surat yang ada. Selain itu, dapat berguna untuk berbagai jenis
berkas menurut keperluannya, seperti baki surat keluar, baki surat masuk dan
baki surat tunda. Baki surat diletakkan di meja sekretaris dan meja pimpinan
yang mudah dijangkau.
2. Buku agenda surat masuk dan keluar
Buku agenda ini harus
disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda. Buku ini
digunakan untuk mencatat data surat yang masuk atau keluar.
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
Peralatan ini harus disediakan
jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan
untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar.
4. Secretaries desk file
Kumpulan map dengan kode jenis
klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani
5. Alat
tulis
Contoh alat tulis antara lain
pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler,
dan
penjepit kertas.
6. Kertas
dan amplop
Kertas
surat (dengan kop surat atau polos) dan amplop dengan berbagai ukuran.
7. Alat
pembuka surat
Dapat berupa alat manual,
seperti pisau atau gunting, atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat.
8. Stempel
Stempel tanggal terima dan
stempel perusahaan.
9. Formulir tanda terima/Buku ekspedisi
Formulir tanda terima digunakan
pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.
10. Lembar
disposisi
Lembaran isi untuk mencatat
instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang
diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada
pola desentralisasi, disposisi langsung pada suratnya.
