Perlengkapan dalam Penangan surat

A. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan  maupun kelompok.

  

B. Pola Kegiatan Administrasi

Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu:

1.      Pola Sentralisasi

Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat masuk dan surat keluar.

2.      Pola Disentralisasi

Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi pada unit masing-masing.

C. Perlengkapan dalam Penanganan Surat 

    1.      Baki surat (tray)

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. Selain itu, dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya, seperti baki surat keluar, baki surat masuk dan baki surat tunda. Baki surat diletakkan di meja sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau.

     2.      Buku agenda surat masuk dan keluar

Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda. Buku ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk atau keluar.

      3.      Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar.

      4.      Secretaries desk file

Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani

      5.      Alat tulis

Contoh alat tulis antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler,

dan penjepit kertas.

      6.      Kertas dan amplop

Kertas surat (dengan kop surat atau polos) dan amplop dengan berbagai ukuran.

      7.      Alat pembuka surat

 Dapat berupa alat manual, seperti pisau atau gunting, atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat.

      8.      Stempel

Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.

       9.      Formulir tanda terima/Buku ekspedisi

Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.

     10.  Lembar disposisi

Lembaran isi untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi langsung pada suratnya.